เงินสดย่อย (Petty Cash) คือ เงินสดจำนวนหนึ่งที่องค์กรหรือธุรกิจตั้งวงเงินไว้เพื่อใช้จ่ายสำหรับ ค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่สะดวกในการชำระผ่านเช็คหรือบัตร เช่น ค่าอาหารว่าง ค่าเดินทาง ค่าไปรษณีย์ หรือค่าอุปกรณ์สำนักงานเล็กๆ น้อยๆ โดยจะมี ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cashier) เป็นผู้รับผิดชอบในการดูแล จัดเก็บ และบันทึกการใช้จ่ายเงินสดย่อยนี้ และจะต้องมีเอกสารประกอบการเบิกจ่ายทุกครั้ง
- เพิ่มความคล่องตัว:
เพื่อให้สามารถจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาในการอนุมัติจากผู้บริหาร
- ลดภาระการจ่ายเงินสด:
ธุรกิจไม่ต้องถือเงินสดจำนวนมากไว้ในมือ
- ควบคุมค่าใช้จ่าย:เพื่อจำกัดวงเงินและวัตถุประสงค์ในการใช้จ่าย ทำให้สามารถตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
- การตั้งวงเงิน:
กำหนดวงเงินสดจำนวนหนึ่งไว้เพื่อใช้เป็นเงินสดย่อย
- การจ่ายเงิน:
ใช้แบบฟอร์มใบเบิกเงินสดย่อยพร้อมเอกสารประกอบ (เช่น ใบเสร็จ) เพื่อเบิกเงินให้พนักงานที่ต้องการ
- การเบิกชดเชย:
เมื่อเงินสดย่อยใกล้หมด ผู้รักษาเงินสดย่อยจะขอเบิกเงินชดเชยตามจำนวนที่จ่ายไป เพื่อให้วงเงินคงเท่าเดิม
- การบันทึก:
ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องบันทึกรายรับรายจ่ายของเงินสดย่อยในสมุดบัญชี เพื่อให้การบันทึกบัญชีถูกต้องและโปร่งใส
- การตรวจสอบ:ควรมีการตรวจสอบการใช้เงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอเพื่อป้องกันการสูญหายหรือการใช้ผิดวัตถุประสงค์
การจัดทำระบบเงินสดย่อยช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้ธุรกิจ เพราะช่วยให้กิจการสามารถจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ได้ทันที ไม่ต้องรอการอนุมัติหลายขั้นตอนทำให้งานเดินหน้าได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังช่วยลดภาระของเจ้าของกิจการในการจัดการเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เอง ทำให้มีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่า และช่วยป้องกันการถือเงินสดจำนวนมากซึ่งเสี่ยงต่อการสูญหายหรือถูกขโมย
ทางสำนักงานบัญชีเอไทม์ Atime ยินดีเป็นคู่คิดด้านบัญชีและภาษี ให้แก่เจ้าของธุรกิจหรือบุคคลธรรมดาที่ต้องการคำแนะนำที่ถูกต้อง เราพร้อมช่วยคุณจัดการเรื่องบัญชีและภาษีอย่างมีประสิทธิภาพ ติดต่อเราได้ที่ aitme@infoacc.com หรือโทร 098-269-7469